Книга: Основы учета в бюджетных организациях и учреждениях - конспект лекций (УДПСУ)
ТЕМА 4. УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
1. Касса как отдельное структурное подразделение бюджетных организаций и учреждений.2. Документальное оформление поступления денежных средств.
3. Документальное оформление использования денежных средств.4. Порядок ведения кассовой книги.
5. Организация учета кассовых операций в бухгалтерии бюджетных учреждений.Вопросы для самостоятельного изучения:
1. Порядок проведения инвентаризации наличных денежных средств и отражение результатов в учете.
2. Учет денежных средств и документов.Литература:
Основная: [14, 17, 18-20, 38, 46-51]
Дополнительная: [53, 54, 58-61]1. Касса как отдельное структурное подразделение бюджетных организаций и учреждений
Каждое бюджетное учреждение или организация для осуществления своей деятельности имеет в своем распоряжении денежные средства. Движение денежных средств, который происходит в процессе деятельности, может осуществляться как в наличной, так и в безналичной формах.
Операции, при которых денежные средства перемещаются в виде наличных, называются кассовыми операциями. Учет кассовых операций осуществляется в соответствии с Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины от 19.02.2001 г. № 72 (с изменениями и дополнениями).Согласно этого Положения, каждое учреждение, предприятие и организация для осуществления расчетов наличными деньгами должны иметь кассу.
Касса - это помещение или место, предназначенное для приема, выдачи и хранения наличных средств, других ценностей и кассовых документов, где, как правило, ведется кассовая книга. Ответственность за оборудование кассы, доставку и хранение средств несут руководители предприятий и учреждений.Кассир - это материально ответственное лицо, на которое возложены функции по выдаче-приему наличных.
Назначение на должность кассира происходит на основании приказа руководителя учреждения, который одновременно с зачислением на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности и знакомит его с Положением № 72.Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. При этом кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. В учреждениях и организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника и с ним на период отсутствия кассира заключается договор о полной материальной ответственности.
В случае внезапного отсутствия кассира на работе (в связи с болезнью и т.п.) ценности, находящиеся у него под отчетом, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, которую с этой целью назначает руководитель учреждения. По результатам пересчета ценностей и передачи их кассиру составляется акт за подписями лиц, при этом присутствуют.В учреждениях, где штатным расписанием не предусмотрена должность кассира, исполнение его обязанностей может быть возложено, в соответствии с письменным распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.
В учреждениях или организациях, имеющих обособленные подразделения или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплату труда, выплаты пособий в связи с временной потерей трудоспособности, стипендий и премий могут производить по письменному приказу руководителя другие, кроме кассира лица, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности и на которых налагаются обязанности, которые установлены для кассира.Учреждения и организации могут иметь в кассе наличные деньги только в пределах лимитов остатка.
Лимит остатка наличности в кассе - это предельный размер наличности, который может оставаться в кассе на конец рабочего дня, который устанавливается учреждением банка.Лимиты остатков наличных денег в кассе учреждениям, которые перешли на казначейскую форму финансирования и не имеют открытых текущих счетов в национальной валюте в учреждениях банков, устанавливаются органами Государственного казначейства.
Государственному казначейству Украины и его территориальным подразделениям лимит кассы устанавливается учреждениями Национального банка, в которых открыты консолидированные бюджетные счета этих органов, по согласованию с их руководителями. Органы Государственного казначейства представляют в учреждения Национального банка общую заявку-расчет в отношении органа казначейства и предприятий, учреждений и организаций, обслуживаемых ими. Указанные органы казначейства в соответствии с общей заявкой-расчетом в пределах установленного лимита сообщают размеры лимитов кассы предприятиям, учреждениям и организациям, которые они обслуживают. Лимит кассы в течение года может быть изменен органами Государственного казначейства Украины.Если учреждение финансируется через единый казначейский счет и имеет текущий счет в других учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе в таком учреждении устанавливается той учреждением банка, где открыт его текущий счет, на основании соответствующей заявки-расчета с отражением в ней показателей, должны учитывать суммарные кассовые обороты учреждения.
Вся наличность сверх лимита должна сдаваться в учреждение банка.Сверхлимитная наличность может храниться в кассе в случае, если она была получена с целью выплаты заработной платы, стипендий, пенсий, компенсаций, пособий, средств на командировки только в течение трех рабочих дней. После окончания этого срока неиспользованные по назначению средства подлежат возврату в учреждение банка.
2. Документальное оформление поступления денежных средств
Кассовые операции осуществляются на основании надлежащим образом оформленных документов, а именно приходных и расходных кассовых ордеров и других документов.Кассовые ордера - это документы, удостоверяющие поступление денег в кассу и их расходование по целевому назначению.
Оприходование наличных денег в кассу осуществляется на основании приходного кассового ордера, который подписывается главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами.При этом лицу, которое сдало деньги, после получения их кассиром выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром.
Наличные в кассу с текущих (регистрационных) счетов кассир получает за денежными именными чеками. Учреждения, которые не перешли на казначейское обслуживание бюджетных и внебюджетных средств, имеют свою чековую книжку, которую получают в банке и хранят в кассе вместе с другими ценностями. Остальной учреждений денежные чеки выписываются органами государственного казначейства на основании заявки на выдачу наличных.Заявки подаются органам Государственного казначейства Украины в двух экземплярах, один из которых после выдачи наличности возвращается распорядителю бюджетных средств с соответствующим оттиском штампа казначея, сохраняется как обязательный документ и является приложением к бухгалтерских регистров, подтверждающих объем и целевое направление бюджетных средств.
Заявки на выдачу наличных выписываются распорядителями бюджетных средств лиц, с которыми у них заключены договоры о полной материальной ответственности и которые имеют право получать и выдавать средства.При получении заработной платы и приравненных к ней платежей вместе с заявкой на выдачу наличных подаются платежные поручения на перечисление сумм подоходного налога с граждан, сумм начислений в Фонды социального страхования Украины и сумм страховых взносов в Пенсионного фонда Украины, других налогов и обязательных платежей, связанных с выплатой заработной платы и других социальных выплат.
В заявках на выдачу наличных распорядители бюджетных средств отмечают наличие или отсутствие задолженности по уплате налогов.На основании проверенной заявки органы Государственного казначейства Украины выписывают лиц, указанных в заявке, денежные чеки на получение наличных.
На основании надлежаще оформленных денежных чеков уполномоченные лица распорядителей бюджетных средств получают наличные с регистрационных счетов, открытых в органах Государственного казначейства Украины. Неиспользованная наличность возвращается уполномоченными лицами распорядителей бюджетных средств непосредственно на этот же счет за соответствующими документами, при заполнении которых обязательно указывается номер регистрационного (специального регистрационного) счета, на который должны быть зачислены средства.Тратить средства, полученные по денежным чеком, необходимо лишь на цели, определенные в денежном чеке и не противоречат действующему законодательству Украины.
3. Документальное оформление использования денежных средств
Выдача наличных денег из кассы учреждения или организации производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным платежным (расчетно-платежным) ведомостям.Документы на выдачу наличности должны подписываться руководителем и главным бухгалтером или лицами, на это уполномоченными. К расходным ордерам могут прилагаться заявление на выдачу наличности, расчеты и т.д.
Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, расчетах и т.п. есть позволяющий надпись руководителя, то подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.В случае выдачи отдельному лицу наличных денег по расходному ордеру кассир требует предъявить паспорт или документ, его заменяющий, записывает название документа, номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном документе о получении наличности с указанием полученной суммы (гривен - словами, копеек - цифрами).
Выдача наличности лицам, которых нет в штатном расписании учреждения, производится на основании расходных кассовых ордеров, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости.Выплаты, связанные с оплатой труда, стипендий, производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям или по расходным кассовым ордерам на каждого получателя.
На титульном листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается позволяющий надпись о выдаче наличности за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных руководителем, с указанием сроков выдачи наличности и суммы (гривен - словами, копеек - цифрами).В аналогичном порядке может оформляться и разовая выдача денег на оплату труда (в случае отпуска, болезни и т.п.), а также выдача в подотчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.
После выдачи заработной платы на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, кассир должен:
· в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не осуществлена выплата, поставить штамп или сделать надпись “Депонировано”;· составить реестр депонированных сумм;
· в конце ведомости указать фактически выплаченную сумму и недополученную сумму выплат, подлежащую депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и заверить надпись своей подписью.Депонированные суммы, подлежащие сдаче в банк, оформляются путем составления одного общего расходного кассового ордера.
На операцию по сдаче денег в банк, кроме расходного кассового ордера, кассир также оформляет объявление на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей:· верхняя часть (объявление) остается в банке (казначействе);
· средняя часть (квитанция) передается кассиру;· нижняя часть (ордер) также возвращается кассиру вместе с выпиской банка после зачисления денег на текущий (регистрационный) счет.
4. Порядок ведения кассовой книги
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные документы необходимо заполнять бухгалтеру только чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатных машинок, компьютерных средств или другими способами, что обеспечило бы надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока. Исправления в кассовых документах не допускаются.Кассовые ордера передаются к исполнению кассиру непосредственно бухгалтером, а не через лицо, которое получает или вносит деньги.
Приходные кассовые ордера и расходные документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным осуществляется контроль за целевым назначением денежной наличности, полученной и израсходованной учреждением или организацией.Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на выплаты, связанные с оплатой труда, регистрируются после их выдачи.
При получении приходных кассовых ордеров или расходных документов кассир обязан проверить:· наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном документе - разрешающего надписи руководителя или лиц, им уполномоченных;
· правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;· наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для соответствующего оформления.Все кассовые ордера после их использования кассир подписывает, а приложенные к ним документы для предотвращения повторного использования погашает штампом или подписью от руки “Получено” или “Оплачено” с указанием даты.
Все факты поступления и выбытия наличных денег отражаются в кассовой книге.Кассовая книга - это учетный регистр, предназначенный для учета кассовых операций кассиром.
Каждое бюджетное учреждение или организация ведет одну кассовую книгу для учета кассовых операций с наличностью в национальной валюте.Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурованою и скрепленная печатью учреждения или организации. Количество листов в кассовой книге подтверждается подписями руководителя и главного бухгалтера.
На каждую иностранную валюту открывается отдельная кассовая книга.Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах (через копировальную бумагу) темного цвета чернилами, шариковой или чернильной ручкой. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными и являются отчетами кассира. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.
Исправления в кассовой книге не допускаются, но если они сделаны, то нужно их заверить подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его замещающего.Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру.
В конце каждого рабочего дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток наличности в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию как отчет кассира второй отрывной лист кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день) с приходными кассовыми ордерами и расходными документами под подпись в кассовой книге.Отчет кассира - это документ, который передается кассиром в бухгалтерию и представляет собой отрывной лист кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами.
Бухгалтер проверяет правильность оформления кассовых ордеров, их обоснование, выполнение записей в кассовой книге и выведенного остатка на конец дня и против каждой суммы проставляет шифр корреспондирующих счетов.Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или уполномоченное руководителем лицо.
Кассовые документы после составления кассиром отчета и его обработки в бухгалтерии комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются в отдельные папки и хранятся в течение 36-ти месяцев после окончания календарного года материально ответственным лицом, на которое возложена обязанность хранения документов, в отдельном сейфе или специальном помещении, передается под охрану.5. Организация учета кассовых операций в бухгалтерии бюджетных учреждений
Для учета наличия, движения и остатков наличности в кассе используется активный счет 30 “Касса”, к которому открываются следующие субсчета:
301 “Касса в национальной валюте”;302 “Касса в иностранной валюте”.
Бухгалтерские записи ведут на основании проверенных отрывных листов (второй экземпляр кассовой книги) и приложенных к ним документов.Остаток и поступление денежных средств отражают по дебету счета 30 “Касса”, а выданную наличность - по кредиту.
Каждый день в бухгалтерии на основании отчетов кассира составляется мемориальный ордер № 1 (накопительная ведомость по кассовым операциям (ф. № 380 (бюджет)) для того, чтобы систематизировать обороты по кассе за текущий месяц.Если кассовые операции осуществляются в национальной и иностранной валюте, то мемориальные ордера составляются отдельно для каждого вида валют и нумеруются, соответственно № 1-1, № 1-2 и др.
На рис. 4.1 представлена схема учета кассовых операций.
В конце месяца в мемориальном ордере № 1 подсчитывают поступления и расходования денежных средств и определяют на 1-е число следующего месяца остаток денежных средств в кассе, который должен быть тождественным такому же показателю в кассовой книге.
Итоговые данные записываются в книгу Журнал-Главная.
Книга: Основы учета в бюджетных организациях и учреждениях - конспект лекций (УДПСУ)
СОДЕРЖАНИЕ
На предыдущую
|
|